El DNI es un documento obligatorio, personal e intransferible que debemos llevar con nosotros porque nos identifica oficialmente con numerosos datos. Y que nadie más debería tener para no ver comprometida nuestra privacidad. Pero cada vez es más común que, aparte de enseñarlo, nos pidan una fotocopia o una fotografía de nuestro DNI, ya sea para abrir una cuenta en un banco, para contratar una nueva línea telefónica, para alojarnos en un establecimiento hotelero, para comprar a plazos un producto, para recibir un pedido, para realizar un trámite en una administración pública o para permitirnos el acceso a unas instalaciones, por poner algunos ejemplos.
Y no es algo que debería pedirse, según señala la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que remarca que tendría que ser suficiente con enseñarlo para que lo vieran o incluso para que apunten algunos datos (nombre, apellidos y número de DNI, algo que por ejemplo necesitan los hoteles para comunicarlo a la Policía), pero no realizar una fotocopia o una fotografía, para no comprometer la seguridad. Algo que ya ha acarreado sanciones importantes, porque se trata de información sensible de las personas que ante una brecha de seguridad o un robo de datos puede terminar en suplantaciones de identidad, en estafas o en delitos on line.
La AEPD asegura que la fotocopia o la fotografía deben ser el último recurso y sólo en algunos casos justificados. Así, advierte de que “si existen otras medidas menos gravosas que cumplen con el fin de la identificación, lo recomendable es abstenerse” de realizar una copia o de pedir una foto de nuestro DNI, ya que “su uso indebido o sin las garantías suficientes puede tener múltiples efectos desfavorables para el titular de los datos”.
"El método utilizado para la autenticación debe ser pertinente, adecuado, proporcionado y respetar el principio de minimización de datos", señala la AEPD. Por lo tanto, realizar una fotocopia o una fotografía del DNI "puede dar lugar a un tratamiento no autorizado o ilícito, por lo que debe considerarse inadecuado, salvo que sea estrictamente necesario, adecuado y conforme con el Derecho nacional".
Además, a partir de ese momento, la persona o la empresa que nos la pide pasa a ser responsable del tratamiento de datos, con lo que debe "disponer de sistemas que garanticen un nivel de seguridad adecuado".
Por tanto, cada vez que nos lo soliciten deberíamos preguntar (y ellos justificar) cuál es el fin de que ellos se queden con esa copia, qué datos necesitan, porque muchas veces se nos pide por simple comodidad, pero se están quedando con datos importantes que no necesitan, como nuestra foto o nuestra dirección, porque generalmente se pide además fotocopiar o fotografiar el DNI por las dos caras.
Una petición innecesaria que en muchos casos la AEPD considera que es ilegal y que ha desembocado en importantes sanciones. Un hotel fue multado por ello con 30.000 euros y Orange, con 100.000 euros el año pasado por fotografiar los DNI por ambas caras para la entrega de paquetes. Hay expertos que aseguran que las multas podrían llegar hasta los 300.000 euros.